Рубрика: Русский язык
Вариант 1
1. Публицистический стиль употребляется для:
А) написания деловых писем В) выступления по радио и телевидению С) повседневного общения
D) эстетического воздействия на читателя Е) написания учебной литературы
2. Разговорный стиль – сфера употребления: А) сфера бытового общения В) административно-правовая
С) словесно-художественная D) общественно-экономическая Е) научного общения
3. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Отмечается увеличение давления на биосферу человека, ведущее к серьезным нарушениям экологии.
В) По лицу его текли капельки, какие бывают после дождя. С) Задача, которую надо решить, требовала внимания.
D) Электронные офисы эффективно работают, позволяя развивать информационные ресурсы. Е) Стихи, что вспомнились, успокоили меня.
4. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Снег сиял и хрустел, слипались ресницы. В) По лицу его текли капельки, какие бывают после дождя.
С) Основными приемами в работе по сбору лексики были эксперимент и самонаблюдение.
D) Микроскоп – это прибор, увеличивающий изображение в несколько тысяч раз.
Е) Изучая проблемы оживления организма, ученые установили, что после прекращения сердечной деятельности и дыхания, ткани и органы человеческого тела умирают не сразу.
5. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Казалось, ночь не закончится. В) Рентгеновские излучения поглощаются атмосферой и не достигают земли.
С) В геометрии на поверхности шара «линиями» являются большие окружности, образующие углы, фигуры.
D) Снег сиял и хрустел, слипались ресницы. Е) Полеводы выбирают нужные по скороспелости сорта растений.
6. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Они уходили все дальше, а ночь и фантазия делали их все прекраснее. В) В лесу держался запах жженой травы.
С) Единицы языка состоят из элементарных незначимых единиц, которые называются кенемами.
D) Ученым удалось доказать, что формирование условных рефлексов связано с изменением ДНК.
Е) Представление о прямой дает натянутый луч света, выходящий из малого отверстия.
7. Укажите значение фразеологизма «ноль без палочки»:
А) создавать видимость В) остаться безнаказанным С) ничего собой не представлять
D) оказаться в неловком положении Е) напряженно думать
8. Укажите фразеологизм со значением «надоедать»:
А) мозолить глаза В) сесть в лужу С) как рыба в воде D) ноль без палочки Е) положа руки на сердце
9. Подберите синоним к фразеологизму «сломя голову»:
А) во все лопатки В) сесть в лужу С) бить баклуши D)сломя голову Е) на вес золота
10. В каком числительном пишется буква Ь на конце слова:
А) пятьдесят… В) семьдесят… С) восемнадцат… D) шестьдесят… Е) восемьдесят…
11. Подберите антоним к фразеологизму «без царя в голове»:
А) ума палата В) сидеть сложа руки С) на вес золота D)идти ва-банк Е) сложить голову
12. Определите стиль текста: Словно теплая слеза – капля капнула в глаза.
Там в небесной вышине Кто-то плачет обо мне.
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально-деловой стиль
13. Определите стиль текста: С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили рассмотрение нашим заказчикам. В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы сообщим дополнительно.
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
14. Определите стиль текста: Российские таможенники изъяли 700 тысяч рублей у руководителей международной организации «Интерньюс»,- сообщила 30 января программа «Чрезвычайное происшествие» канала НТВ. Замначальника информационно-аналитического таможенного поста Олег Сухарев сообщил, что в настоящее время ведется дознание, усматриваются признаки преступления, решается вопрос о возбуждении уголовного дела.
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
15. К какому стилю относится данное словосочетание: На брифинге в минувший вторник…
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально — деловой стиль.
16. К какому стилю относится данное словосочетание: Доводим до Вашего сведения…
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
17. Выделите строку с лексикой публицистического стиля: А) демократия, глобализация, прогресс
В) судачить, болтать С) предоставляется отпуск D) общенаучная лексика, просторечие Е) «исковое заявление»
18. Выделите строку с лексикой официально-делового стиля: А) межнациональное согласие
В) зачетка, столовка С) лицевой счет D) жить на широкую ногу Е) небеса, лазурный
19. Какой документ относится к организационно-распорядительным документам:
А) Распоряжение В) Отчет С) Доверенность D)Резюме Е) Докладная записка
20. Какой документ относится к информационно-справочным документам:
А) Указ В) Распоряжение С) Положение D) Инструкция Е) Докладная записка
21. Какой документ относится к организационно-распорядительным документам:
А) Справка В) Отчет С) Деловое письмо D) Устав Е) Ходатайство
22. Назовите жанры официально-делового стиля:
А) Приказ, заявление В) Репортаж, интервью С) Диссертация, лекция D) Беседа, частные письма Е) Роман, поэма.
23. Приказ является жанром стиля … А) Публицистич. В) Официально-делов. С) Художеств. D) Разговорн. Е) Научн.
24. Назовите жанры публицистического стиля:
А) Приказ, заявление В) Репортаж, интервью С) Диссертация, лекция D) Беседа, частные письма Е) Роман, поэма.
25. Укажите, к какому стилю относится жанр журнальная статья:
А) Публицистическому В) Официально-деловому С) Художественному D) Разговорному Е) Научному
26. Определите жанры научного стиля:
А) Рассказ, ода В) Частные письма, записки С) Репортаж, очерк D) Приказ, договор Е) Учебник, монография
27. Укажите тип простого предложения: Перед укладкой гравия выстилают глиняный замок.
А) односоставное распространенное В) односоставное нераспространенное
С) двусоставное распространенное D) двусоставное нераспространенное Е) двусоставное осложненное
28.Найдите словосочетание «существительное + существительное»:
А) красивый цветок В) городская школа С) сильно заболел D) записал лекцию Е) совет отца
29.Какие члены предложения являются однородными в предложении: Мы бежали, ехали, плыли, добирались домой.
А) подлежащее В) сказуемое С) дополнение D) определение Е) обстоятельство
30. В каком словосочетании употреблено числительное:
А) двойной стандарт В) удвоить силу С) получить двойку D) два студента Е) заниматься вдвоем
31. Определите тип односоставного предложения: Похолодало. А) назывное В) определенно-личное
С) неопределенное — личное D)обобщенно-личное Е) безличное
32. Определите тип односоставного предложения: За дверью шумят.
А) Определенно-личное В) Неопределенно-личное С) Безличное D) Назывное Е) Обобщенно-личное
33. Сколько запятых нужно поставить в этом предложении: Березы тополя черемуха распускали свои клейкие и пахучие листья надували лопавшиеся почки. А) нет запятых В) две запятых С) четыре запятые
D) пять запятых Е) три запятые
34. Укажите жанры публицистического стиля: А) Роман, рассказ В) Резюме, протокол
С) Интервью, очерк D) Диссертация, учебник Е) Записка, бытовой диалог
35. Укажите тип односоставного предложения: Цыплят по осени считают.
А) Определенно-личное В) Неопределенно-личное С) Безличное D) Назывное Е) Обобщенно-личное
36. Укажите словосочетание с притяжательным местоимением:
А) каждый день В) наши заботы С) это событие D)себе дороже Е) не сказать никому
37. Укажите действительное причастие настоящего времени: А) прочитанная книга В) сохраненный файл С) распустившийся цветок D)думающий студент Е) изучаемый материал
38. Укажите пароним к слову «единичный»: А) бережливый В) творческий С) единый D) талантливый Е) прогрессивный
39. Найдите слово с ударением на втором слоге: А) ресурс В) информатика С) обеспечение D) прибыл Е) валовый
40. Укажите словосочетание с качественным прилагательным: А) компьютерный класс В) технический университет С) образованный человек D) навигационная система Е) вычислительная техника
Вариант 2
1. Официально-деловой стиль – сфера употребления: А) словесно-художественное творчество
В) деловые бумаги С) научные статьи D) статьи в газетах и журналах Е) повседневное общение
2. Научный стиль употребляется: А) в административной и правовой сфере В) в бытовой сфере общения
С) в сфере научного общения D) в художественной литературе Е) в средствах массовой коммуникации
3. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Выяснено, что ответные движения на сигнал зависят от умения различать промежутки времени.
В) Сопоставляя скорость ветра и путь прохождения циклона, Франклин почти разгадал его природу.
С) При характеристике растительности все растения делятся на ярусы по высоте.
D) Отмечается увеличение давления на биосферу человека, ведущее к нарушениям экологии.
Е) Кибернетизация, то есть автоматизация логических операций умственного труда, развивается.
4. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Свойства элементов, расположенных в порядке возрастания, повторяются через интервалы, периоды.
В) Выяснено, что движения на сигнал зависят от умения различать малые промежутки времени.
С) На схеме отмечаются не только места, где наблюдали животных, но и места их скопления.
D) Знакомясь с производством, очень важно понять, как в любой работе соединяется усилие ума и рук.
Е) Вмешательство в жизненные процессы с лечебной целью немыслимо без всестороннего обследования.
5. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Труд Дарвина «Происхождение видов», изменивший представления о живой природе, вышел в 1859 г.
В) Не атомный вес, а заряд ядра – вот что должно указать место элемента в периодической системе.
С) Кибернетизация, то есть автоматизация контрольных операций умственного труда, развивается.
D) На поверхности клеток губки есть структуры, благодаря которым клетка входит одна в другую.
Е) Чугун огненным путем выливают из домны, собирают в ковш, а затем разливают в формы.
6. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Клиническая смерть переходит в смерть биологическую, так что оживление организма уже невозможно.
В) Из ученых, разрабатывавших эти представления, следует отметить М.В. Ломоносова.
С) У бактерий нет хлорофилла, потому что они не могут сами создавать органические вещества.
D) Применение специального прибора облегчит изучение короны Солнца.
Е) Основными приемами в работе по сбору лексики были эксперимент и самонаблюдение.
7. Укажите значение фразеологизма «задирать нос»:
А) создавать видимость В) остаться безнаказанным С) зазнаваться D) оказаться в неловком положении Е) напряженно думать
8. Укажите фразеологизм со значением «рукой подать»:
А) близко В) сесть в лужу С) как рыба в воде D) ноль без палочки Е) положа руки на сердце
9. Подберите антоним к фразеологизму «важная птица»:
А) во все лопатки В) сесть в лужу С) бить баклуши D) мелкая сошка Е) на вес золота
10. Определите стиль текста: Центральному банку Республики Казахстан до 1 сентября издать нормативные акты во исполнение Закона РК «Об иностранных инвестициях в Республике Казахстан». А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
11. Определите стиль текста: Детство Томирис прошло под звон мечей. Сколько раз ей приходилось спасаться от погони на бешено скачущем коне, прижимаясь хрупким тельцем к отцу и слушая гулкие удары его сердца. А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
12. Определите стиль текста: Мы уже живем в XXI веке. Стрессы, катаклизмы, новые открытия, Интернет, поток информации, с которым трудно справиться. Не кажется ли вам, что о человек забыли, что он переживает сейчас самые трудные времена? А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
13. К какому стилю относится данное словосочетание: Хватит увиливать от разговора!
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально- деловой стиль
14. К какому стилю относится данное словосочетание: Пирамидальные тополя и ночь без луны и без звезд…А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально-деловой стиль
15. К какому стилю относится данное словосочетание: Затронутые в интервью вопросы…
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально-деловой стиль
16. Выделите строку с лексикой публицистического стиля: А) экстремизм, терроризм
В) кассационная жалоба С) предоставляется отпуск D) общенаучная лексика, просторечие Е) «исковое заявление»
17. Выделите строку с лексикой официально-делового стиля: А) межнациональное согласие
В) зачетка, столовка С) лицевой счет D) жить на широкую ногу Е) небеса, лазурный
18. Какой документ относится к частным деловым бумагам: А) Распоряжение В) Отчет С) Устав D) Резюме Е) Докладная записка
19. Какой документ относится к частным деловым бумагам: А) Распоряжение В) Отчет С) Устав D) Характеристика Е) Докладная записка
20. Какой документ относится к организационно-распорядительным документам: А) Справка В) Отчет С) Деловое письмо D) Инструкция Е) Ходатайство
21. Какой документ относится к частным деловым бумагам: А) Распоряжение В) Отчет С) Устав D)Заявление Е) Докладная записка
22. Доверенность является жанром стиля …
А) Публицистического. В) Официально-делового. С) Художественного. D) Разговорного. Е) Научного.
23. Расписка является жанром стиля …
А) Публицистического В) Официально-делового. С) Художественного. D) Разговорного. Е) Научного.
24. Репортаж, интервью, очерк – это формы реализации какого стиля:
А) Публицистического В) Официально-делового С) Художественного D) Разговорного Е) Научного
25. Укажите жанры публицистического стиля.
А) Заявление, резюме В) Репортаж, очерк С) Диссертация, доклад D) Беседа, частные письма Е) Роман, повесть
26. Укажите тип простого предложения: Гипотеза подтвердилась.
А) односоставное распространенное В) односоставное нераспространенное
С) двусоставное распространенное D) двусоставное нераспространенное Е) двусоставное осложненное
27. Рассуждение – доказательство – это … А) речь одного лица В) информация о развивающихся событиях
С) высказывание, раскрывающее истинность или ложность тезиса
D) информация о сущности объекта, его характерных признаках и функции Е) разговор двух или более лиц
28. Какой термин соответствует определению «речь одного лица, не рассчитанная на собеседника»:
А) описание В) диалог С) повествование D) рассуждение Е) монолог
29. Укажите, какому слову соответствует значение «гипотеза»: А) предположение В) ход развития
С) образец D) движущая сила, необходимое условие Е) способ научного исследования
30. Укажите значение, соответствующее слову «рациональный»: А) дающий наибольший результат
В) основательный, глубокий С) правильный, разумный D) обладающий техническим мастерством Е) выгодный
31. Абзацный отступ – это … А) текст В) ССЦ С) красная строка D) композиция Е) зачин
32. Вступительная часть текста – это … А) зачин В) концовка С) композиция D) текст Е) абзац
33. Найдите сочетание слов «прилагательное + существительное»: А) моя страна В) компьютерный класс С) два студента D) наши заботы Е) разработать алгоритм
34. Укажите существительные женского рода: А) внедрение, доказательство В) цель, задача
С) гипотеза, модель D) луч, элемент Е) время, понятие
35. Укажите тип односоставного предложения: От судьбы не уйдешь.
А) Определенно-личное В) Неопределенно-личное С) Безличное D) Назывное Е) Обобщенно-личное
36. Укажите словосочетание с притяжательным местоимением:
А) каждый день В) твои заботы С) это событие D)себе дороже Е) не сказать никому
37. Укажите деепричастие несовершенного времени: А) используя воду В) сохранив файл С) нарастающий дефицит D) отработавший пар Е) получить энергию
38. Укажите пароним к слову «экономичный»: А) бережливый В)экономный С) единый D) талантливый Е) прогрессивный
39. Найдите слово с ударением на втором слоге: А) ресурс В) информатика С) обеспечение D) прибыл Е) валовый
40. Укажите словосочетание с качественным прилагательным: А) компьютерный класс В) технический университет С) талантливый человек D) навигационная система Е) вычислительная техника
Вариант 3
1. Официально-деловой стиль – сфера употребления: А) словесно-художественное творчество
В) деловые бумаги С) научные статьи D) статьи в газетах и журналах Е) повседневное общение
2. Укажите значение, соответствующее слову «актуальный»: А) важный, значимый В) выгодный
С) обладающий техническим мастерством D) правильный, разумный Е) дающий наибольший результат
3. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Выяснено, что ответные движения на сигнал зависят от умения различать промежутки времени.
В) Сопоставляя скорость ветра и путь прохождения циклона, Франклин почти разгадал его природу.
С) При характеристике растительности все растения делятся на ярусы по высоте.
D) Отмечается увеличение давления на биосферу человека, ведущее к нарушениям экологии.
Е) Кибернетизация, то есть автоматизация логических операций умственного труда, развивается.
4. Сколько запятых нужно поставить в этом предложении: День за днем дул холодный ветер вдалеке темнели поля окруженные соснами и елями.
А) две запятые В) три запятые С) четыре запятых D) пять запятых Е) шесть запятых
5. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Труд Дарвина «Происхождение видов», изменивший представления о живой природе, вышел в 1859 г.
В) Не атомный вес, а заряд ядра – вот что должно указать место элемента в периодической системе.
С) Кибернетизация, то есть автоматизация контрольных операций умственного труда, развивается.
D) На поверхности клеток губки есть структуры, благодаря которым клетка входит одна в другую.
Е) Чугун огненным путем выливают из домны, собирают в ковш, а затем разливают в формы.
6. Какое из данных предложений является определенно-личным?
А) За рекой косили. В) Оттуда несло запахом свежескошенной травы. С) Весело жить на такой земле!
D) Ночь. Е) Приветствую тебя, пустынный уголок!
7. Найдите словосочетание «глагол + существительное»:
А) мамин дом В) бабушкино варенье С) читает книгу D) интересный фильм Е) совет отца
8. Приказ является жанром стиля … А) Публицистический. В) Официально — деловой С) Художественный.
D) Разговорный Е) Научный
9. Укажите значение фразеологизма «пустить на ветер»:
А) создавать видимость В) остаться безнаказанным С) истратить безрассудно
D) оказаться в неловком положении Е) напряженно думать
10. Укажите фразеологизм со значением «отчаиваться»:
А) мозолить глаза В) сесть в лужу С) как рыба в воде D) потерять голову Е) положа руки на сердце
11. Подберите синоним к фразеологизму «сложить голову»:
А) во все лопатки В) сесть в лужу С) бить баклуши D)уйти из жизни Е) на вес золота
12. В каком числительном пишется буква Ь на конце слова:
А) пятьдесят… В) семьдесят… С) восемнадцат… D) шестьдесят… Е) восемьдесят…
13. Определите стиль текста: Язык судопроизводства устанавливается в зависимости от языка, на котором подано в суд исковое заявление. Судебные документы вручаются лицам, участвующим в деле, в переводе на их язык или другой язык, которым они владеют.
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль
Е) Официально- деловой стиль
14. Определите стиль текста: Механическим движением называют изменение взаимного положения материальных тел в пространстве. Под механическим взаимодействием понимают те действия материальных тел друг на друга, в результате которых происходит изменение движения этих тел или деформация их формы.
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль D) Разговорный стиль
Е) Официально- деловой стиль
15. К какому стилю относится данное словосочетание: Просим Вас сообщить…
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально-деловой стиль
16. К какому стилю относится данное словосочетание: Ничего, как-нибудь выкрутимся…
А) Научный стиль В) Стиль художественной литературы С) Публицистический стиль
D) Разговорный стиль Е) Официально-деловой стиль
17. Выделите строку с лексикой публицистического стиля: А) права человека, гражданский мир
В) картошка, редиска С) предоставляется отпуск D) общенаучная лексика, просторечие Е) жить на широкую ногу
18. Выделите строку с лексикой официально-делового стиля: А) межнациональное согласие
В) зачетка, столовка С) уведомление D) веселый, единственный Е) небеса, лазурный
19. Какой документ относится к информационно-справочным документам:
А) Распоряжение В) Справка С) Доверенность D)Резюме Е) Заявление
20. Какой документ относится к частным деловым бумагам:
А) Автобиография В) Отчет С) Деловое письмо D)Инструкция Е) Ходатайство
21. Доверенность является жанром стиля …
А) Публицистического. В) Официально-делового. С) Художественного. D) Разговорного. Е) Научного.
22. Репортаж, интервью, очерк – это формы реализации какого стиля:
А) Публицистического В) Официально-делового С) Художественного D) Разговорного Е) Научного
23. Укажите тип простого предложения: День завершился благополучно.
А) односоставное распространенное В) односоставное нераспространенное
С) двусоставное распространенное D) двусоставное нераспространенное Е) двусоставное осложненное
24. Найдите предложение, осложненное причастным оборотом:
А) Они уходили все дальше, а ночь и фантазия делали их все прекраснее. В) В лесу держался запах жженой травы.
С) Единицы языка состоят из элементарных незначимых единиц, которые называются кенемами.
D) Ученым удалось доказать, что формирование условных рефлексов связано с изменением ДНК.
Е) Представление о прямой дает натянутый луч света, выходящий из малого отверстия.
25. Найдите предложение, осложненное деепричастным оборотом:
А) Снег сиял и хрустел, слипались ресницы. В) По лицу его текли капельки, какие бывают после дождя.
С) Основными приемами в работе по сбору лексики были эксперимент и самонаблюдение.
D) Микроскоп – это прибор, увеличивающий изображение в несколько тысяч раз.
Е) Изучая проблемы оживления организма, ученые установили, что после прекращения сердечной деятельности и дыхания, ткани и органы человеческого тела умирают не сразу.
26. Разговорный стиль – сфера употребления: А) сфера бытового общения В) административно-правовая
С) словесно-художественная D) общественно-экономическая Е) научного общения
27. В каком словосочетании слова связаны с помощью согласования?
А) сильно болеть В) дождаться утра С) играть хорошо D) рано утро Е) веселая песня
28. Укажите жанры разговорного стиля: А) Поэма, ода В) Характеристика, автобиография
С) Репортаж, фельетон D)Научный доклад, автореферат Е) Личный дневник, дружеское письмо
29. Укажите тип односоставного предложения: Книгу читают с удовольствием.
А) Определенно-личное В) Неопределенно-личное С) Безличное D) Назывное Е) Обобщенно-личное
30. Укажите словосочетание с притяжательным местоимением:
А) каждый день В) наш факультет С) это событие D)себе дороже Е) не сказать никому
31. Укажите действительное причастие настоящего времени: А) прочитанная книга В) сохраненный файл
С) распустившийся цветок D)думающий студент Е) изучаемый материал
32. Какие члены предложения являются однородными в предложении: Люди из ближних сел несли на базар овощи, хлеб, птицу, фрукты, мед.
А) подлежащее В) сказуемое С) дополнение D) определение Е) обстоятельство
33. Найдите слово с ударением на первом слоге: А) принял В) жалюзи С) добыча D) предложил Е) диспансер
34. Укажите словосочетание с качественным прилагательным: А) компьютерный класс В) технический университет С) образованный человек D) навигационная система Е) вычислительная техника
35.Укажите фразеологизм со значением «самое ценное»: А) ноль без палочки В) китайская стена С) первая скрипка D) без сучка и задоринки Е) соль земли
36. В каком словосочетании слова связаны с помощью согласования: А) писать доклад В) смотреть видео
С) первая скрипка D) раздавать билеты Е) готовиться к тесту
37. Образность является стилевой чертой какого стиля: А) Публицистического. В) Официально-делового.
С) Художественного. D) Разговорного. Е) Научного
38. Канцелярский подстиль — это разновидность стиля: А) Публицистического. В) Официально-делового.
С) Художественного D) Разговорного. Е) Научного
39. .Укажите предложение, осложненное однородными членами: А) Реальная программа, которую выполняет компьютер, представляет собой последовательность единиц и нулей. В) Монахи, строго соблюдая учение Будды, носят с собой венчики. С) Атомные электростанции, следовательно, особенно эффективны в районах, бедных топливными ресурсами. D) информацию понимают как абстрактное значение выражений, графических изображений, указаний и высказываний. Е) У студентов горячая пора экзаменов, а некоторые еще сдают рейтинговые задания.
40. Укажите тип односоставного предложения: Лунная ночь.
А) Определенно-личное В) Неопределенно-личное С) Безличное D) Назывное Е) Обобщенно-личное
ОТВЕТЫ
1 вариант 2 вариант 3 вариант
1. В 1. В 1. В
2. А 2. С 2. А
3. Д 3. В 3. В
4. Е 4. Д 4. А
5. С 5. А 5. А
6. Е 6. В 6. Е
7. С 7. С 7. С
8. А 8. А 8.В
9. А 9. Д 9. С
10. С 10. Е 10. Д
11. А 11. В 11. Д
12. В 12. С 12. С
13. Е 13. Д 13. Е
14. С 14. В 14. А
15. С 15. С 15. Е
16. Е 16. А 16. Д
17. А 17. С 17. А
18. С 18. Д 18. С
19. А 19. Д 19. В
20. Е 20. Д 20. А
21. Д 21. Д 21. В
22. А 22. В 22. А
23. В 23. В 23. С
24. В 24. А 24. Е
25. А 25. В 25. Е
26. Е 26. Д 26. А
27. А 27. С 27. Е
28. Е 28. Е 28. Е
29. В 29. А 29. В
30. Д 30. А 30. В
31. Е 31. С 31. Д
32. В 32. А 32. С
33. Е 33. В 33. А
34. С 34. С 34. С
35. Е 35. Е 35. Е
36. В 36. В 36. С
37. Д 37. А 37. С
38. С 38. В 38. В
39. А 39. А 39. Д
40. С 40. С 40. Д
Публицистический стиль: черты и примеры
Публицистический стиль называют официальным стилем СМИ (средств массовой информации), в том числе – статей, репортажей, заметок, интервью и т. п. Данный стиль чаще используется в письменной речи, реже – в устных формах тех же репортажей или публичных выступлений политических и общественных деятелей.
Общими чертами этого стиля можно назвать:
эмоциональность и образность речи – для создания необходимой атмосферы;
оценочность и уверенность – для заинтересованности;
логика изложения с опорой на неопровержимые факты – для придания речи достоверности и информативности;
призыв читателей (слушателей) к действию и общедоступность;
легкое и внятное изложение.
Разнообразие
жанров официально-делового стиля
порождает и многообразие типов деловой
документации, которые условно можно
разделить на три группы: деловые бумаги
частного характера (заявление,
объяснительная записка, расписка,
доверенность (личная), автобиография,
характеристика, резюме), распорядительная
документация и административно-организационная
переписка. Предлагают выделять следующие
виды документов – таблицы, анкеты,
тексты, линейная запись. Линейная запись
используется в распоряжении. Таблицы
характерны для финансовых ведомостей.
Анкеты – для личных листков по учету
кадров. К текстам-аналогам относятся
приказы и постановления, распоряжения,
текстам-трафаретам относя контракты,
справки, договор, справки, доверенность
финансовая ведомость. В таких документах
как служебная записка, телеграмма,
приказ, постановление может быть равен
предложению. Документы в делопроизводстве
– это деловые бумаги с подписью и
печатью.
Документ, с помощью
которого одно лицо предоставляет другому
лицу полномочия предпринять за него
какое-либо действие, называется
доверенностью. Документ, который имеет
специально обозначенный заголовок к
тексту – приказ.
13 Частные деловые бумаги
К числу частных
деловых бумаг относят заявление,
объяснительная записка, расписка,
доверенность (личная), автобиография,
характеристика, резюме
Текст документов
личного характера может быть произвольным
и составляется самим автором, но такие
реквизиты, как назван; вида документа,
дата, подпись, должны быть обязательно.
Заявление — документ,
содержащий просьбу или предложение
лица (лиц), адресованный должностному
лицу или организации. Заявление должно
иметь следующие реквизиты: наименование
адресанта – наименование адресата –
наименование документа – формулировка
просьбы – подпись – дата. Традиционно
заявление оформляется в соответствии
с образцами-моделями. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ
как название соответствующего документа
пишется со строчной буквы и после него
ставится точка, если после наименования
адресата нет предлога ОТ.
Объяснительная
записка — документ, излагающий должностному
лицу причины нарушения трудовой (учебной)
дисциплины, каких-либо социально-общественных
правил (например общежития, поведения),
невыполнения задания и т. п. Объяснительная
записка содержит следующие реквизиты:
название вида документа, дату, адресата
(кому), текст, отметку о наличии приложений
(если необходимо подтвердить факт,
указанный в текста подпись.
Расписка — документ,
подтверждающий получение каких-либо
материальных ценностей, составляется
по образцу-модели. Расписка имеет
следующие реквизиты: название вида
документа, дату, текст, подпись лица,
давшего расписку.
Текст расписки
включает:
-
фамилию, имя,
отчество (иногда паспортные данные,
должность, место жительства) лица,
получившего что-либо (т. е. дающего
расписку); -
фамилию, имя,
отчество (иногда паспортные данные,
должность, место жительства) лица,
выдавшего что-либо, или наименование
учреждения, от которого получено
что-либо. -
наименование
(перечень) полученного с указанием
количества и стоимости (сумма пишется
цифрами и в скобках пропись с большой
буквы).
Личная доверенность
— документ, свидетельствующий предоставлении
права доверенному лицу на совершение
определенных действий или получение
денежных или товарно-материальных
ценностей от лица доверителя (гражданина),
составляется по образцу-модели.. В
доверенности фигурируют два лица:
доверитель (лицо, доверяющее что-либо)
и доверенное лицо (тот, кому доверяется
что-либо, кому выдана доверенность).
Доверенность предполагает следующие
реквизиты: название вида документа,
дату выдачи доверенности и дату
удостоверения подписи доверителя,
текст, подпись доверителя и подпись
должностного лица, заверяющего
доверенность (т. е. удостоверяющего
подпись доверителя), печать.
Текст доверенности
содержит:
-
фамилию, имя,
отчество (иногда должность) доверителя; -
фамилию, имя,
отчество (иногда должность) доверенного
лица; -
содержание
доверенности: что конкретно доверяется
(сумма пишется цифрами и в скобках
прописью с большой буквы).
При доверении
ценных предметов и денежных средств
указываются адрес и паспортные данные.
Автобиография —
документ, в котором в произвольной форме
точным, лаконичным, официальным языком
дается краткое описание в хронологической
последовательности этапов своей жизни
и учебно-трудовой деятельности,
составляется по образцу-модели.
Автобиография включает следующие
реквизиты: название вида документа,
дату, текст, подпись.
В тексте автобиографии
указываются:
-
фамилия, имя,
отчество; -
время (число,
месяц и год) и место рождения; -
сведения: об
образовании (где и когда учился); о
прохождении службы в Вооруженных Силах
страны (для военнообязанных); о трудовой
деятельности (где, кем и когда работал
и занимаемая должность в настоящее
время); -
дополнительная
информация (знание иностранных языков,
конкретные навыки, имеющие отношение
к профессии, работа в общественных
организациях и т. д.); -
сведения о составе
семьи (год рождения, где и кем работает
или где учится каждый член семьи).
Автобиография
составляется на основе образца-схемы.
Характеристика —
документ, в котором говорится о
профессиональных и личных качествах
человека, раскрывается его деловое и
общественное лицо. Характеристика имеет
следующие реквизиты: название вида
документа, заголовок, дату, текст, подпись
Содержание заголовка
характеристики, в отличие от принятого
в этом реквизите, имеет несколько иное
наполнение, включающее необходимые
анкетные данные того, на кого она
составляется:
-
фамилию, имя,
отчество; -
год рождения;
-
сведения о месте
учебы (работы): наименование учебной
заведения (учреждения), факультет, курс
(структурное подразделение, должность).
Текст характеристики
содержит:
-
информацию о
времени учебы (работы) в данном вузе
(учреждении) и оценку профессионально-деловых
качеств в целом; -
характеристику
отношения к учебе (работе) и общественной
жизни: достигнутые результаты, круг
обязанностей и интересов; -
характеристику
личных качеств.
Резюме — документ,
представляющий потенциальному
работодателю анкетные данные,
профессиональные и личные качества и
возможности претендента на какую-либо
должность. Резюме является творческой
деловой бумагой, поэтому не существует
жестких рамок его составления. Главная
задача при составлении резюме — объективно,
но вместе с тем в выгодном для себя, т.
е. автора резюме, свете дать персональную
информацию с целью трудоустройства. В
этом документе имеется набор обязательных
реквизитов: название вида документа,
заголовок, дата, текст, отметка о наличии
приложений (если необходимо подтвердить
факт, указанный в тексте), подпись.
Заголовок резюме
содержательно отличается от традиционного
наполнения реквизита «заголовок» и
включает следующие персональные
(анкетные) данные:
-
фамилию, имя и
отчество претендента; -
место и дату
рождения (число, месяц, год); -
семейное положение;
-
домашний адрес
(индекс, город, область, район, улица,
дом квартира; номер контактного телефона,
e-mail;
время, удобное для связи); -
адрес учебного
заведения, где учится в настоящее время,
ил организации, в которой работает в
настоящее время (наименование учреждения,
индекс, город, область, район, улица,
дом; номе телефона, факс, e-mail;
время, удобное для связи).
В тексте указываются:
-
наименование
вакансии; -
основная информация
(сведения об образовании и имеющему
опыте работы: где и когда учился; какую
специальность приобрел, где и когда
работал, в какой должности); -
дополнительная
информация (сведения об учебно-профессиональном
и общественном росте, работе
посовместительству) имеющих прямое
отношение к предполагаемой профессионально
деятельности); -
прочая информация
(сведения о сопутствующих знаниях и
навыках, не имеющих непосредственного
отношения к предполагаемой работе, но
выгодно отличающих от других претендентов); -
интересы, склонности
(сведения об увлечениях, показывают на
общую образованность, широту интересов
и повышающих уровень компетентности
в вопросах, связанных с будущей
деятельностью); -
иная вспомогательная
информация (сведения об общественно-личностных
качествах и конкретных способностях,
наличии которых говорит о профессиональных
возможностях и потенциальных способностях
к выбранному виду работы); -
рекомендации
(сведения о наличии и возможности
предоставления рекомендаций от
юридических и авторитетных лиц либо
информация о имеющихся рекомендациях,
оформленная в вил, приложения в
соответствии с требованиями, предъявляемыми
к этому реквизиту.
Счета составляются
на основе образца-матрицы
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Содержание страницы
- Что представляет собой личное дело
- Обязательно ли вести личные дела
- На кого заводят личные дела
- Сроки оформления личного дела
- Особенности формирования личного дела
- Какие документы включаются в состав личного дела
- Как правильно оформить личное дело
- Ведение личных дел
- Кому можно выдать личное дело
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.
Что представляет собой личное дело
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?
Обязательно ли вести личные дела
Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.
Личные дела для работников госорганизаций
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.
На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.
Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.
Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?
Личные дела у предпринимателей
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Плюсы системы личных дел для предпринимателя
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Сроки оформления личного дела
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Особенности формирования личного дела
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ
Как правильно оформить личное дело
ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.
Его обязанности составляют:
- первичное заведение личного дела;
- внесение в него новых записей и документов;
- изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
- при необходимости заверение копий;
- внутренняя опись входящих в дело документов;
- плановая проверка состояния личных дел;
- ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
- хранение дел;
- помещение неактуальных дел в архив.
ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.
Обложка личного дела
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Опись состава личного дела
Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.
| № | Индекс | Дата выдачи | Заголовок | Номер листов дела | Дата включения | Примечание |
| Порядковый номер документа | По внутренней номенклатуре | Обозначается арабскими цифрами | Название документа | В зависимости от места размещения в деле | День помещения в личное дело | Разные отметки, например. оригинал или копия. |
После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.
Ведение личных дел
Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
- Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
- ФИО работника;
- дата заведения;
- дата закрытия;
- дата передачи в архив.
- Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
- Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
- Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
По какой форме вести журнал учета личных дел работников?
Кому можно выдать личное дело
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».
Наш словарь
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];
Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).
БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
• флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
• реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».
Бланк письма может включать (Пример 7):
• реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
08 – «Справочные данные об организации»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
15 – «Адресат»;
17 – «Заголовок к тексту».
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
• реквизиты:
01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 – «Эмблема»;
03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
05 – «Наименование организации – автора документа»;
06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
09 – «Наименование вида документа»;
13 – «Место составления (издания) документа»;
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 – «Дата документа»;
11 – «Регистрационный номер документа»;
16 – «Гриф утверждения документа»;
17 – «Заголовок к тексту».
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). |
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000). |
[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.
[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.
[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.
[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2017.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и
или - продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и или
- продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).