Инструкция по работе с программой сбис

Более подробную информацию о документах, подтверждающих факт сдачи отчетности в гос. орган узнайте в Базе знаний на сайте «СБиС++ Электронная отчетность и документооборот».

Итак, система СБиС установлена на вашем компьютере и готова для формирования и отправки вашего первого отчета. Пройдите все шаги на примере сдачи электронной отчетности в налоговую инспекцию.

Прежде, чем приступить к созданию отчетности в налоговую инспекцию убедитесь, что выбран именно тот налогоплательщик, за которого вы хотите сдать отчет. Для смены налогоплательщика кликните два раза мышкой по названию и выберите нужного из предложенного списка:

Рис. 3.2 — Выбор налогоплательщика

Шаг 1. Выбираем отчетный период

1. Перейдите в реестр ФНС и из предложенного списка выберите необходимый месяц и год:

Рис. 3.3 — Выбор реестра отчетности и отчетного периода

1. Для выбора другого периода нажмите  «Отчетность за период».

Шаг 2. Создаем отчет

1. Нажмите «Отчет» и выберите нужную отчетную форму:

Рис. 3.4 — Формы отчета

О том, как быстро найти форму, зная ее код, подробно написано в главе «Дополнительные возможности программы».

1. При открытии формы в нее автоматически переносятся сведения о налогоплательщике из его карточки — наименование организации, налоговый орган, ИНН, КПП, и др.

Если необходимо указать другую инспекцию, то нажмите стрелочку рядом с полем и выберите нужную из списка налоговых инспекций.

Рис. 3.5 — Выбор налоговой инспекции

1. Заполните поля формы. Все формы для заполнения отчетности выполнены в привычном для любого бухгалтера виде и не вызывают у пользователя трудностей: все данные вносятся в точно такие же ячейки, что и в печатном бланке.

При возникновении трудностей в заполнении строки отчета можно воспользоваться подсказкой, которая доступна при нажатии кнопки «Как заполнить» или <F1> на этой строке:

Рис. 3.6 — Помощь при заполнении строки 110 бухгалтерского баланса

1. Некоторые разделы отчета не выводятся на экран. Для их отображения и заполнения нажмите соответствующую кнопку:

Рис. 3.7 — Ввод показателей в дополнительные разделы формы

Внесите необходимые сведения. После сохранения они появятся в основном окне отчета, вместе с другими данными.

Рис. 3.8 — Выполнение проверки отчета

1. По результатам проверки формируется протокол. Если выявлены ошибки, то нажмите на ссылку с номером строки (вы сразу к ней перейдете) и внесите исправления. Повторите проверку, пока не будут исправлены все ошибки.
2. Протокол проверки можно распечатать или сохранить в файл. Для этого нажмите соответствующую кнопку в окне протокола.

   После заполнения и проверки формы нажмите  «Сохранить и выйти» — декларация появится в реестре со статусом :

Рис. 3.9 — Фрагмент быстрого перехода к ошибочным показателям

1. Пока отчет не передан на подпись и не отправлен в налоговую инспекцию, всегда можно его открыть и отредактировать. Для этого нажмите  <F3> или же кликните по нему два раза левой кнопкой мыши. Далее внесите необходимые изменения в отчет, не забывая после их сохранить.
2. Если в карточку налогоплательщика были внесены важные изменения, то они должны быть отражены в отчете. Для этого обновите отчет — нажмите <Ctrl+Alt+P> на отчете в реестре, либо <F5> в самой форме.

Шаг 3. Передаем на подпись

1. На сформированном отчете нажмите «Передать на подпись»:

Рис. 3.10 — Передача на подпись отчета

1. На этом этапе выполняется проверка отчета на соответствие электронному формату выгрузки данных. Если при проверке ошибок не выявлено, то отчет приобретает статус   (о других статусах можно узнать в главе «Особенности сдачи отчетности по направлениям»).

Если при проверке обнаружены ошибки (программа известит вас об этом), исправьте их (подробные инструкции приводятся в главе «Проверка отчетности по формату») и повторите проверку.

Шаг 4. Подписываем и отправляем электронный отчет в ФНС

Итак, отчет проверен, по нему сформирован исходящий документ. Переходим непосредственно к отправке документа.

Проверьте, что доступ к ключевому носителю обеспечен (дискета или другой носитель секретного ключа должны быть вставлены в компьютер).

Для отправки декларации в налоговую инспекцию нажмите «Подписать и отправить»:

Рис. 3.11 — Отправка исходящего документа с отчетом

На этом этапе документ:

• шифруется и заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) вашей организации;
  отправляется в вашу налоговую инспекцию.
• Все операции по отправке подготовленных документов выполняются в программе автоматически и отражаются в окне передачи отчетности:

Рис. 3.12 — Передача отчетности

После отправки отчет приобретает статус  (ожидается квитанция или извещение о вводе).

Получаем ответы

Итак, отчет отправлен в налоговую инспекцию, но документооборот по нему будет считаться завершенным лишь после того, как вы получите в ответ следующие документы:

• подтверждение даты отправки;
• квитанцию о приеме;
• извещение о вводе.

Для запуска доставки ответных документов:

1. В правом нижнем углу окна реестра нажмите «Получить ответы».

Получение ответов осуществляется так же, как и передача подготовленных документов: по прямому протоколу или через http-сервис. Все действия фиксируются в журнале сообщений.

После получения ответа из налоговой инспекции отчет приобретает статус , т.е. все ответные документы получены:

 Рис. 3.13– Прохождение отчета

Если вместо извещения о получении вы получили Сообщение об ошибке или  вместо квитанции о приеме — Уведомление об отказе (с указанием причин отказа), это означает, что отчет не принят. Документооборот по нему прекращается. Необходимо исправить ошибки и повторить отправку отчета

Если в отчете содержатся ошибки, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика Уведомление об уточнении, в котором указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения соответствующих исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями.

Чтобы вам было спокойнее, вы можете распечатать полученное Извещение о вводе (по кнопке «Печать извещения» в окне просмотра) и другие документы, но юридической силы они иметь не будут.

Рис. 3.14 — Извещение о вводе

СБИС делает работу бухгалтерии проще! Читайте далее о том, как сервис усовершенствовал взаимодействие между сотрудниками, сократил время обработки первичной документации и защитил данные от повторных изменений.

Текущая ежедневная работа бухгалтера включает в себя такую деятельность, как:

• Оплата поставщику.
• Создание поступления.
• Создание реализации.
• Оплата от покупателя.
• Авансовый отчет.
• Ежемесячные задачи (расчет зарплаты и т.д.).
• Аудит состояния учета.
• Закрытие документов от изменений и др.

Рассмотрим работу отдельно каждую операцию в СБИС — сервисе, позволяющим упростить оказание бухгалтерских услуг.

Оплата поставщику

Самый распространенный способ оплаты — оплата платежного поручения в банк. У большинства клиентов установлена программа клиент-банк, соответственно, произвести оплату можно удаленно.

1. Перейдите в раздел УчетДеньгиБанк.Для начала нужно создать «платежку». Если расчетного счета еще нет, то заведите его, нажав «Р/счет+».



2. Нажмите РасходОплата поставщику.



Если поставщик присылает счета в личный кабинет, то заполнять в ручную уже ничего не нужно — выберите нужный документ из сохраненных, и СБИС работу выполнит самостоятельно — заполнит документацию за вас.



3. Отправить «платежки» можно разово, а можно накопить несколько и одним сообщением переслать в банк. Выберите нужные файлы и нажмите «Выгрузить платежи в банк».

6 cпособов создания поступления

В СБИС есть множество способов сделать поступление:

1. ЭДО.
2. По данным систем гос.контроля.
3. Из папки.
4. Вручную.
5. Загрузка из других систем.
6. На основании документов.

Если нужно сделать поступление по ЭДО, то зайдите в раздел в разделе Бизнес/Закупки. Документы автоматически появляются там.

Этот способ позволяет не использовать бумагу, а также экономит время на заполнение документации — СБИС работу сделает сам.

В случае, если бумажные документы все-таки используют, сделайте «Разбор документов из скана». Зайдите в папку «Разобрать». Там обычно находятся сканы документации, присылаемые сотрудниками компании. При создании поступления, нужные поля в файле заполняются автоматически.

Можно просто создать документ. Для этого надо зайти в раздел Бизнес/Закупки/Расходы.

Нажмите «+ Документ». Также сотрудник может загрузить скан, нажав «Поступление» в открывшемся разделе, тогда файл разберется и заполнится автоматически.

Способы создания реализации

1. Есть 5 способов сделать реализацию, первый из которых — автосоздание (тот случай, когда в конце смены реализация формируется автоматически). Как правило, эта функция необходима для тех, кто пользуется «СБИС Розница», Presto и т.д.
2. Также есть возможность создать реализацию на основе другого документа. Рассмотрим создание на основе счета. Этот способ достаточно распространенный. Выставляется счет, затем идет получение оплаты, а после документация отгружается. Для этого нужно зайти в Счета/Заказы, и СБИС сам занесет данные из счета в реализацию.



3. Вручную (пустой или копированием) — третий способ, применяемый тогда, когда данные о контрагентах повторяются.
4. Также есть возможность создать реализацию из папки «Разобрать».
5. Пятый вариант — загрузка из других систем. Можно сделать реализацию из любой системы, если она поддерживает формат XML. А с 1С у СБИС настроена интеграция.

3 варианта оплаты от покупателя

1. Наличный расчет

Действительный вариант оплаты. Но, как правило, наличный расчет исключен.

2. Поступление на расчетный счет

Самый распространенный способ оплаты. В разделе Учет/Деньги/Банк можно загрузить выписку путем файлообмена — для этого нужно зайти в клиент-банк, выгрузить выписку в текстовом формате, перейти в СБИС и загрузить выписку. Также можно осуществлять поступления на расчетный счет через директ-банк. Для этого нужно один раз настроить обмен данными с банком.

Если не получается самостоятельно это сделать, обратитесь в тех.поддержку СБИС.После настройки директ-банка, сотруднику достаточно будет «запросить выписку». СБИС самостоятельно обратиться к нужному банку и запросит файл.

Обладателям «Альфа-банка» доступна технология настройки по API. С помощью нее все выгрузки будут загружены автоматически.

3. Поступление через платежную систему

Если есть платежная система СБЕР-а или Монета.ру, то, как только платеж от клиента поступит, он сразу отобразиться поступлением на платежную систему. Также есть механизмы быстрого вывода поступления с системы на расчетный счет.

Авансовый отчет

Следующая регулярно выполняемая работа в СБИС — выдача средств и авансовый отчет. Для того, чтобы сформировать авансовый отчет, нажмите «+ Документ». Во вкладке «Авансовый отчет», зайдите в «Сканы подтверждающих документов». Затем, нажав «С компьютера», выберите нужный файл. Загруженный чек СБИС самостоятельно проверит на подлинность.

Текущая ежемесячная работа в СБИС

В работе бухгалтера есть множество операций, которые требуют ежемесячного повтора. Это такие действия, как расчет зарплаты, уплата налогов и взносов с ФОТ, амортизация и закрытие месяца. Однако СБИС удаленную работу упрощает. Например, если сотрудник принят на работу (есть в базе СБИС), то начисление заработной платы будет происходить автоматически. Также, если есть имущество, можно автоматически начислить амортизацию. В разделе Учет/Имущество, нажмите на вкладку «Документы», затем на «+ Документ» и «Амортизация».

Также бухгалтер обязан осуществлять закрытие месяца. Для этого закрывают затратные счета и определяют финансовый результат. Такие операции производятся в разделе Учет/Бухгалтерия. СБИС берет на себя эти обязанности, ежемесячно формируя отчеты для пользователя.

Периодический аудит состояния — акты сверки

Если бухгалтер получает акты сверки, то их можно найти в разделе Документы/Акты сверок.

Итоговое обеспечение сохранности и неизменности данных

Бухгалтер обязан обеспечивать сохранность данных. Выполняя работу в СБИС онлайн — можно закрыть документ от изменения. Для этого установите фильтр, отметьте файлы, которые запрещено редактировать и нажмите ОК.

Аналогичный механизм применяется при фиксации выписки и кассовой книги.

Фиксация участков/счетов тоже немаловажная задача. В разделе «Остатки» можно ограничить доступ или зафиксировать выбранный период у нужного контрагента.

Бонусы работы в СБИС онлайн

Есть и приятные мелочи, значительно упрощающие в СБИС удаленную работу сотрудникам. Например, переписка по документам. Выберите файл, нажмите «Обсудить» и отправьте его коллеге. Таким образом, от вас придет сообщение со ссылкой на документ и комментарием к нему.

Также плагин от СБИС, если это понадобится сотруднику, отправляет скриншоты экрана или снимает видео, что позволяет наглядно показать процесс работы в системе другому человеку.

Теперь Вы знаете немного больше о том, как СБИС удаленную работу совершенствует, сохраняя рабочее время сотрудников. Если появились дополнительные вопросы, обращайтесь к консультантам «Бизнес-Легко». А подробнее об удаленной работе расскажут эксперты на бесплатном вебинаре от СБИС.

Остались вопросы? Как мы можем помочь?