Инструкция по оформлению сопроводительных документов

Как принимать товар в магазине или на складе — актуальный вопрос для тех, кто только открыл бизнес. Большинство правил вы прописываете в договоре поставки. Ряд требований нужно соблюдать согласно законодательству РФ.

В статье — порядок приемки по качеству и количеству, документальное оформление и описание действий при обнаружении расхождений.

Правила для заказчиков и поставщиков

Цель процедуры — обеспечить нужное количество продукции надлежащего качества и выявить брак, недопоставки, недостачи и излишки до того, как товар поступит на склад.

Основные правила для обеих сторон закреплены в 3 параграфе 30 главы ГК РФ, в частности, в ст. 513:

Все требования прописываются в договоре поставки.

Договор поставки

Это документ, регулирующий процесс приемки. В нем нужно подробно прописать данные о товаре и его передаче:

• название;
• объемы;
• свойства;
• место поставки: склад или магазин;
• период поставки;
• права и обязанности партнеров;
• порядок, способ и период оплаты;
• принцип разрешения спорных вопросов.

Можно составить типовой договор согласно акту ТОРГ-1, утвержденному Государственным комитетом статистики РФ № 132 от 1998 г., М-7 N71 а. Но это необязательно: можно прописать индивидуальный, удобный для обеих сторон порядок приемки. В этом случае в документе нужно указать:

• сроки исполнения;
• места выгрузки;
• образцы сопроводительных документов — счетов-фактур, накладных.

Требования законодательства

Все, о чем не будет прописано в договоре, по умолчанию должно соответствовать требованиям Гражданского кодекса РФ, а именно — директив Государственного арбитража СССР П-6 и П-7.

Если возникают спорные вопросы, в помощь следующие акты:

• постановление АС МО от 28 июля 2015 года А40-89393/14 — если отгружен не тот товар и не в указанном в договоре количестве;
• АС МО от 21 сентября 2015 года № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15 — если поставщик не получил оплату за товар.

На деле условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7 подходит только для сложной дорогостоящей продукции — например, автомобилей, оборудования.

Например, согласно П-6 при недостаче одной единицы товара нужно приостановить приемку и вызвать поставщика. Если он не явится — составить акт о недостаче. В ином случае считается, что покупатель принял товар и не имеет претензий. Это не выгодно для обеих сторон, поэтому лучше продумать свой понятный порядок приемки и зафиксировать его в договоре.

Некоторые технические нюансы обязательны для соблюдения вне зависимости, есть по ним договоренность или нет, а именно:

• подписание договора о материальной ответственности с кладовщиком;
• взвешивание и определение точного веса;
• открытие коробки для проведения выборочной проверки;
• отметка о неповрежденной упаковке, а также подтверждение того, что тара не распечатывалась;
• заполнение акта в случае выявления несоответствий в накладной;
• поставки по четкому графику.

Кто может принимать товар

Все операции, связанные с разгрузкой и распределением товара по складам, выполняет кладовщик. В том числе проверку на соответствие качества и выбраковку испорченных продуктов.

Кладовщик является материально ответственным лицом. Этот статус необходимо закрепить доверенностью — только в этом случае сотрудник имеет право получать товар, ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара — задача руководителя компании.

При выгрузке на территории поставщика — на ж/д станции, в порту или чужом складе — товар можно получить и без печати. Для этого сотрудник, получающий товар, должен предъявить доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и паспорт.

Численность работников склада определяется размерами базы и объемами поставок. Иногда достаточно одного человека, если компания небольшая.

Приемку проводят по товаросопроводительным документам — это обязательное условие.

Документальное оформление поступления товара

Есть два варианта:

• товарно-транспортная накладная + счет-фактура, если вы работаете на НДС;
• универсальный передаточный документ, или УПД + товарно-транспортная накладная, или ТТН (если в счет поставки включены услуги перевозки).

При оформлении приемки используйте унифицированные формы первичных документов ТОРГ-1 — ТОРГ-14, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Товарная накладная и товарно-транспортная накладная

Если вы не ведете приемку при помощи УПД, главным документом будет товарная накладная ТОРГ-12.

Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, оформляется товарно‑транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел и отсутствует описание товара.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах.

Счет-фактура

Второй документ — счет-фактура.

Если вы — плательщик НДС, нужно тщательно следить за тем, чтобы счета-фактуры аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без них от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором стоит печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику происходит поставка.

УПД

Альтернатива при ведении первички — универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов.

По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры. Он может заменять оба этих документа. С УПД вам понадобится только транспортная накладная — то есть всего два документа.

Организации могут применять УПД либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Порядок приемки товара по качеству и количеству

Покупатель принимает груз по договору поставки, проверяет качество и комплектность, письменно уведомляет поставщика о выявленных недостатках — качественных и количественных.

Если кратко, приемка груза со стороны покупателя проходит примерно так:

• сверка товара с накладной;
• выявление расхождений;
• подпись накладной;
• сдача документов бухгалтеру для внесения в учетную систему.

А для поставщика соответственно:

• отправление товара с сопроводительной документацией;
• проверка полномочий материально ответственного лица;
• при недостатках — принятие акта расхождений от заказчика и замена некачественного товара.

Подготовка склада к приемке

Прежде чем принимать товар:

• убедитесь, что есть свободное место на полках и стеллажах;
• разграничьте зоны с помощью маркеров, чтобы не путать уже размещенный багаж с вновь привезенным;
• составьте памятку для сотрудников с описанием порядка принятия товара и повесьте на видном месте.

Эти простые действия освободят вас от лишних проблем и сократят время на погрузочно-разгрузочные работы.

Первичный осмотр

Кладовщик показывает водителю место для разгрузки и проводит первичный осмотр груза. Он проверяет:

• транспортное средство на наличие повреждений;
• температуру и другие условия транспортировки — особенно это актуально для замороженных и скоропортящихся продуктов, которые могут растаять и испортиться во время доставки;
• сохранность тары и упаковки, наличие пломб и маркировки.

О любых повреждениях и нарушениях целостности упаковки нужно незамедлительно сообщить поставщику.

Сверка по количеству

Ответственный сотрудник выясняет, совпадает ли фактическое количество продуктов с данными в сопроводительных бумагах. Его действия:

1. Осматривает тару и коробки и пересчитывает все, а если товар по документам в килограммах — взвешивает.
2. Сверяет коды маркировки, указанные в накладной, с полученными по факту.
3. Проверяет другую информацию в документах: реквизиты поставщика, цены, наименования товаров. О любом несоответствии сообщите поставщику немедленно или в срок, установленный в договоре поставки.

Важно, чтобы совпадали наименования на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах, иначе грозит штраф. Например, в случае с мясной продукцией Россельхознадзор взыскивает от 10 до 20 тысяч рублей.

Отдельный случай — алкоголь. Помимо прочих этапов приемки получение пива и другой алкогольной продукции нужно подтвердить в системе ЕГАИС.

1. Ставит печать организации и подпись, если все в порядке и товарная накладная заполнена корректно. При выявлении недостачи процесс приемки приостанавливается, все повторно пересчитывается и взвешивается, затем составляется протокол недостачи.

Для дальнейшей проверки понадобится погрузочно-разгрузочная техника, чтобы доставить до нужного места и вскрыть груз.

Сверка по качеству и комплектности

Проверка качества — это:

• сверка с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом‑фактурой;
• осмотр изделий по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации;
• оценка скоропортящихся продуктов по запаху.

Есть два метода: сплошной и выборочный. Сплошная проверка — это вскрытие упаковки всех без исключения грузовых мест. Выборочная — только некоторых, каких именно — об это прописываете в договоре поставки. Если это условие не оговорено, ориентируйтесь на срок, в течение которого вы сотрудничаете с этим поставщиком.

Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком.

Если было повреждение транспорта или упаковки, проводить нужно только сплошную проверку.

Покупатель имеет право не принимать товар с существенными недостатками. Например:

• Испорченный с порезами, сколами, вмятинами, дырами (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ);
• Просроченный или со сроками годности, отличающимися от указанных в договоре;
• Без обязательной документации — инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, техпаспорта — или комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ);
• Без русифицированных этикеток, если товар импортный (ст. 8 Закона о защите прав потребителей).

Во всех случаях, когда товар не соответствует условиям договора, покупатель обязан документально зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

На этом этапе нужно расписаться в сопроводительных документах, поставить печать и отдать представителю поставщика или перевозчику.

Процесс считается завершенным, когда стороны подписали акт приемки товаров, или соглашение без разногласий и замечаний. По правилам он должен включать следующие пункты:

• дата и место составления;
• номер регистрации;
• наименование продукции, число, комплектность и цены;
• сведения об участниках сделки — поставщике и заказчике;
• ФИО ответственных лиц с обеих сторон;
• факт завершения сделки и отсутствия разногласий;
• подписи, печати.

Подойдет унифицированная форма № ТОРГ-1, а для приемки материалов — М-7.

Если выявится брак или недостача, составьте акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. На определение недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, дается 4 месяца.

Как оформить документы при расхождениях, разберем в соответствующем разделе статьи вместе с бланками для скачивания.

Транспортировка на склад

Понадобится гидравлическая тележка для перемещения груза на склад. Товар распределяется по зонам хранения.

Оформление приходной накладной и отражение приема продукции в базе данных

На основании накладной от поставщика оформляется приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная нужна для подтверждения факта приемки-передачи продукции между сторонами договора — списания у поставщиков и оприходования у заказчиков.

Вести складской учет и документооборот вручную или в таблицах Excel не очень удобно, особенно при большом объеме номенклатуры и ассортимента.

Проще автоматизировать процесс, чтобы данные о новом товаре вместе со штрихкодами можно было внести в специальную товароучетную программу.

Нужно закупить минимум необходимого оборудования и интегрировать его с системой складского учета. Подробности — далее.

Оборудование и ПО для автоматизации

Для приемки товара на складе вам понадобится:

• Терминал сбора данных — портативный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Такое устройство собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в базу данных.
• Сканер штрихкодов, который считывает коды с упаковок товаров и затем передает на ККТ, компьютер или POS-терминал.
• Принтер печати этикеток пригодится для быстрой маркировки товаров. Устройство позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрихкод, наименование, описание, состав, цену или артикул.
• Товароучетная система.

В качестве системы идеально подойдет МойСклад. Он упростит не только приемку, но и складской учет в целом.

• Контроль остатков и управление запасами;
• Формирование и печать складских документов;
• Адресное хранение;
• Учет товара по сериям и срокам годности;
• Работа с маркировкой.

Сроки приемки

Они указываются в договоре поставки. В противном случае действуют правила из инструкций П-6 и П-7. Они разные в зависимости от условий приемки — при самовывозе со склада поставщика, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящейся продукции.

По количеству

Покупатель обязан принять товар:

• В открытой или поврежденной таре или без нее — в момент получения;
• По весу брутто или количеству мест — в момент получения;
• По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте — в течение 10 дней;
• По весу нетто или количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся — в течение 24 часов.

По качеству и комплектности

Покупатель обязан принять товар:

• Скоропортящийся — в течение 24 часов;
• От поставщика из того же города — в течение 10 дней.

Если товар доставляется из другой местности, допускается срок до 20 дней для обычной продукции, не скоропортящейся.

Для местностей с труднодоступными условиями по климату, например, Крайнего Севера, временные рамки шире: для пищевых продуктов — 40 дней, для галантерейных и хозяйственных — до 2 месяцев.

Документирование расхождений: недостача, недопоставка, пересортица

Количественные расхождения возникают по разным причинам: просчеты поставщиков при загрузке, несоблюдение условий транспортировки и другое.

На практике происходят следующие виды расхождений:

• Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем поступило по факту;
• Недопоставка — фактическое число изделий соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше;
• Излишки — товарных единиц поступило больше, чем указано в договоре поставки;
• Пересортица — товаров одного вида больше, чем нужно, а товаров другого вида не хватает.

В любом из этих случаев вначале нужно посмотреть, прописаны ли действия при расхождениях в договоре поставки, если нет — ориентироваться на закон.

Затем обязательно сообщите поставщику о расхождении и задокументируйте его. Для этого есть два документа — акт о расхождениях и претензия.

Акт о расхождениях

Составить акт о расхождении по количеству и качеству можно в произвольной форме, но проще использовать уже готовые форму ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Претензионное письмо

В нем в свободной форме укажите, сколько товара вы заказывали и сколько фактически доставили.

Также, как правило, в тексте претензии прописывают:

• дату поставки;
• информацию о договоре;
• реквизиты товаросопроводительных документов;
• суть нарушения;
• требования: заменить товар, прислать недостающий объем, вернуть деньги и т.д., если это предусмотрено в договоре поставки.

Акт о расхождении и претензию направляют на юридический адрес поставщика или по ЭДО, в зависимости от условий сотрудничества.

Статья 521 ГК позволяет добавить расчет неустойки.

Исправления в товарной накладной

Если товар вам привезли, но что-то забыли, в накладной вычеркиваются строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Порядок действий при расхождениях

В зависимости от вида расхождения допустимо следующее:

Любые действия покупатель согласовывает с поставщиком. Лучше, если они уже прописаны в договоре поставки.

Ошибки и нарушения при поставках

Все расхождения происходят из-за нарушений договора поставщиком. Это позволяют исправить мероприятия, которые мы привели в таблице выше.

В отдельных случаях устранить недостатки невозможно, и покупатель имеет расторгнуть договор в одностороннем порядке. В целом, это возможно и оправдано при существенном нарушении договора одной из сторон (п. 2 ст. 450 ГК).

Нарушение договора поставщиком считается существенным, если:

• недостатки нельзя устранить в приемлемый для покупателя срок;
• нарушение сроков поставки было неоднократным.

Нарушение договора покупателем считается существенным при:

• при неоднократном нарушении сроков оплаты;
• неоднократной невыборке товаров.

Одностороннее расторжение договора

Такое практикуется, когда поставщик нарушал условия неоднократно или привез повторно товары несоответствующего качества. Расторгнуть договор в одностороннем порядке может и поставщик, например, за нарушение сроков оплаты. Все ситуации прописаны в статье 95 44-ФЗ.

Чтобы это было возможно, стоит заранее предусмотреть наличие в договоре пунктов об ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Об этом сказано в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.

Алгоритм следующий (на примере нарушения поставщиком условий):

1. В течение 3 дней с даты решения о расторжении покупатель уведомляет по почте заказным письмом поставщика об отказе от исполнения контракта с объяснением причин;
2. В течение 10 дней поставщик должен исправить нарушения;
3. Если получается сделать это не позднее, чем за 10 дней — покупатель обязан отменить решение согласно ч. 14 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ. На 11‑й день оно уже вступает в силу.

Вопросы и ответы

Отвечаем на самые распространенные вопросы.

Какой документ необходимо предъявить представителю поставщика при приемке?

Доверенность, которая подтверждает материальную ответственность кладовщика, а значит, право на получение товара.

Чем отличается приемка продовольственных товаров?

Помимо перечисленных требований, при приемке продуктов питания — фруктов, овощей, мяса, грибов, ягод, молочных продуктов — есть свои специфические правила:

• обращать внимание на срок хранения;
• оценивать добротность продукции;
• соблюдать правила транспортировки и хранения.

Что делать, если обнаружили недовес при приемке весовых товаров?

Весовая продукция должна иметь маркировку с указанием веса. За недостаток массы материально отвечает кладовщик. Поэтому если есть подозрения в хищении, он обязан осмотреть упаковку. Товар с поврежденной упаковкой нужно взвесить, не вскрывая его.

Что делать, если брак товара обнаружили только во время продажи?

Если у товара ограниченный срок годности или на него распространяется гарантия, его можно вернуть поставщику в пределах этих сроков.

Если сроки не указаны, оформить возврат можно в течение 2 лет со дня поставки. Для этого нужна расходная накладная по форме ТОРГ-12 с указанной причиной «Возврат некачественного товара».

Поставщик в ответ выставляет корректировочный счет-фактуру.

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

Для подписания документов в электронном виде потребуется усиленная электронная подпись.

Что делать с излишками?

Кладовщик составляет заявление по поводу лишней продукции и передает его главному бухгалтеру для внесения поправок в отчетность.

Принимать излишки по праву может только руководитель организации.

Как вернуть товар надлежащего качества?

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Что делать, если привезли не тот товар?

Это факт несоблюдения условий договора о поставке, поэтому товар можно не принимать. Нужно оформлять акт о расхождениях и претензионное письмо.

Почему лучше не игнорировать формальное ведение документов при приемке?

Устная договоренность связана со множеством рисков. Поставщик рискует, если покупатель не подписывал накладную. Покупатель рискует, если подписал накладную на весь объем, а произошла недопоставка.

При получении брака или просрочки поставщик может пообещать заменить товар при следующей поставке, но не выполнить обещаний. Заказчик в свою очередь пропустит срок, когда возможно по закону предъявить претензию по качеству.

Как вести приход и расход товара?

Эти процессы относят к операциям складского учета. Облачный сервис МойСклад позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически.

Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.